Generell sind alle Arztpraxen heute mit vielen Herausforderungen konfrontiert – von hohen Patientenaufkommen,steigenden Erwartungen und Personalengpässen ist alles denkbar. Auch Zahnärzte kennen diese Probleme allzu gut und müssen Wege finden,mit diesen Herausforderungen umzugehen und trotzdem effektiv und zuverlässig zu arbeiten. Der Fokus soll schließlich nicht auf der Verwaltung liegen,sondern auf der medizinischen Versorgung der Patienten.

Bürokratie zwischen Behandlung

Oftmals müssen die Fachkräfte den bürokratischen Aufwand zwischen den verschiedenen Terminen und Behandlungen bewältigen. Dass das nicht leicht ist und zu einer großen Belastung werden kann,ist kein Geheimnis. Vor allem das Schreiben von Abrechnungen ist aufgrund der strengen Vorgaben eine anspruchsvolle Aufgabe,die viel Zeit und Konzentration in Anspruch nimmt. Wenn hier Fehler gemacht werden,kommt es schnell zu Stress,Nachfragen seitens der Patienten und eine verlängerte Bearbeitungs- und Prüfungsdauer. Das sorgt dafür,dass der Aufwand manchmal so weit steigt,dass das Praxispersonal Probleme hat,ihn während der regulären Arbeitszeiten zu bewältigen. Viele Zahnärzte nehmen sich diese Herausforderung zum Anlass,ein Abrechnungsbüro für Zahnärzte zu beauftragen und diese aufwändige Aufgabe externen Profis zu überlassen. So hat das Personal vor Ort Zeit für die akuten Aufgaben,die mit dem Wohl der Patienten zu tun haben.

Technische Hilfen

Auch im medizinischen Bereich hilft die Digitalisierung bei immer mehr anfallenden Aufgaben. Beispiel für technische Hilfsmittel,die gerne in Arztpraxen eingesetzt werden sind:

Mit einer digitalen Praxisverwaltungssoftware können viele organisatorische Aspekte des Praxisalltags geplant werden. Sowohl die Terminplanung als auch die Patientenverwaltung und Abrechnungen können darüber laufen.

Mit Online-Terminbuchungssystemen können die Patienten ihre Termine ganz einfach auf der Webseite buchen und müssen nicht immer anrufen. Das erspart auch den Fachkräften vor Ort viel Zeit am Telefon.

Mithilfe von KI-Telefon-Assistenten können anfallende Anrufe besser koordiniert und so einfacher abgearbeitet werden.

Dank Tablets kann die Patientenaufnahme digital Die Akten können dann direkt abgespeichert werden und müssen nicht händisch abgeheftet oder sogar abgetippt werden.

Organisierter Alltag – So schafft man klare Prozesse

Wenn es mal schnell gehen muss,weil das Wartezimmer überläuft und das Telefon nicht aufhört zu klingeln,ist es gut,wenn das Team feste Abläufe hat und die genauen Prozesse verinnerlicht hat. Wenn jeder genau weiß,was wann zu tun ist und wer welche Aufgabe erfüllt,kann man direkt viel produktiver und effektiver arbeiten. Die Abläufe können zusätzlich mithilfe von Checklisten unterstützt werden. So kann man sichergehen,dass kein wichtiger Schritt vergessen wird.

Besonders wichtig sind regelmäßige Mitarbeiterschulungen in allen Bereichen. Wenn die Fachkräfte immer auf dem neuesten Stand sind,können sie besser und zuverlässiger arbeiten und den Patienten effektiv helfen. Neben den medizinischen Fortbildungen sind Kurse in den Bereichen Kommunikation,Technik und Abrechnung äußerst wichtig. Sie sorgen dafür,dass alle Mitarbeiter mit der Technik und den anfallenden Aufgaben umgehen können und ein gutes Miteinander entstehen kann. Für eine positive Arbeitsatmosphäre sind auch maßgeblich die Zahnärzte mit verantwortlich. Es ist wichtig,dass diese ihrem Team Wertschätzung und Respekt zeigen,damit sie sich gut fühlen und gerne zur Arbeit kommen. Ein stressiges Arbeitsumfeld,in dem eine negative Stimmung herrscht,schlägt sich auch schnell auf die Produktivität der Praxis aus.

PM