Zu den wesentlichen Bestandteilen der Human Resources und den zentralen Themen,mit denen sich die Buchhaltung beschäftigt,zählt das Abrechnen von Löhnen und Gehältern. Die Mitarbeiter eines Unternehmens müssen schließlich korrekt bezahlt werden und dabei müssen auch gesetzliche Vorgaben eingehalten werden. Deshalb ist die Lohnbuchhaltung von Unternehmern aus den unterschiedlichsten Branchen und Industrien von enormer Bedeutung. Herkömmliche Systeme,die viel manuelle Arbeit verlangt haben und deshalb traditionell etwa 70 % aller Arbeitszeiten im Personalwesen in Anspruch genommen haben,lassen sich aus Gründen der Effizienz nicht weiter vertreten. Deshalb haben die Modernisierung und Digitalisierung wie so viele Bereiche der Arbeitswelt auch die Lohnbuchhaltung erreicht.

Moderne Lösungen

Die repetitiven Aufgaben,die früher eine im Unternehmen angestellte Person erledigt hat,können heute digital und automatisch ablaufen. Das mag nach nichts Neuem klingen und das ist es auch nicht. Trotzdem hat die Automatisierung die Kosten in den Human Resources Abteilungen so drastisch gesenkt,dass diese Tatsache eine Erwähnung verlangt. Schon heute,aber vor allem in der Zukunft,wird auch die künstliche Intelligenz (KI) genutzt,die sowohl Daten der Gehälter analysieren,als auch etwaige Trends vorhersagen soll. Das Ganze geschieht fast ausschließlich in einer Cloud. Cloud-basierte Systeme zur Lohnbuchhaltung können nämlich von überall aufgerufen werden. Das hybride Arbeiten ist ein entscheidender Faktor dafür,dass sich diese Art der Anwendung durchgesetzt hat,und es ist aus der modernen Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken. Die Daten werden in Echtzeit synchronisiert und Teams können auch von unterschiedlichen Kontinenten aus auf die entsprechenden Daten zugreifen.

Die moderne Krankmeldung

Noch vor wenigen Jahren musste ein kranker Arbeitnehmer den Weg zum Arzt auf sich nehmen,um nachzuweisen,dass er zu krank war,um auf der Arbeit zu erscheinen. Das schriftliche Dokument wurde dann so bald wie möglich im Büro eingereicht,bearbeitet und genehmigt. Dieser Prozess kostet sowohl Zeit als auch Geld,ist unübersichtlich und unbequem. Doch das ist seit der Digitalisierung kein Problem mehr. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (aAU) übermittelt Krankmeldungen digital,und zwar nicht nur vom Arbeitnehmer zum Arbeitgeber,sondern auch zwischen ihnen und ihren Ärzten und Krankenkassen. Das reduziert den administrativen Aufwand enorm. Außerdem werden schon jetzt Daten wie stationäre Rehabilitationszeiten in diesen Bescheinigungen vermerkt,was die Verwaltung von Krankheitszeiten bei den Arbeitnehmern erheblich erleichtert.

Das Outsourcing der Lohnbuchhaltung

Da es in Deutschland an Fachkräften mangelt,werden immer mehr Prozesse innerhalb der Firma dem Outsourcing zugeschrieben. Die externen Dienstleister,die dabei beauftragt werden,bieten spezielle Lösungen an,die in vielen Fällen die Kosten senken,dafür aber besser auf die Situation des Unternehmens zugeschnitten sind. So können zum Beispiel auch rechtliche Risiken minimiert werden und das Unternehmen kann ganz nebenbei rechtliche Risiken minimieren.

Die Lohnbuchhaltung entwickelt sich durch die Digitalisierung und die Automatisierung also rasant weiter. Cloud-basierte Systeme und die künstliche Intelligenz optimieren Prozesse,reduzieren Fehler und steigern die Effizienz. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) erleichtert die Verwaltung von Krankmeldungen,während das Outsourcing den Fachkräftemangel ausgleicht. Wer diese Entwicklungen aktiv nutzt,kann nicht nur seine Kosten senken,sondern auch die interne Effizienz steigern und sich langfristig im Wettbewerb behaupten.

PM